OTOACUSTIC SALUD S.A.S. • NIT 901.613.589-5

1. Generalidades, objetivo y alcance,

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto definir los lineamientos, principios, deberes y procedimientos institucionales que garantizan la adecuada administración, custodia, confidencialidad y seguridad de la información personal gestionada por OTOACUSTIC SALUD S.A.S., en estricto cumplimiento del derecho fundamental del Habeas Data (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios (Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y la normatividad especial del sector salud, particularmente la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social.

Esta política es de cumplimiento obligatorio para OTOACUSTIC SALUD S.A.S. en su calidad de responsable del tratamiento, así como para sus representantes legales, audiólogos, personal administrativo, recepcionistas, personal de call center, colaboradores, contratistas, aliados estratégicos y terceros que actúen como Encargados del Tratamiento por cuenta de la sociedad. Aplica a todas las bases de datos y archivos físicos y digitales que contengan información de pacientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores y visitantes.

2. Identificación del responsable del tratamiento

OTOACUSTIC SALUD S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.613.589-5 y matriculada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales suministrados por sus titulares. A continuación se detallan los datos institucionales organizados de manera clara y estructurada:

Campo / Concepto	Detalle Institucional
Razón Social	OTOACUSTIC SALUD S.A.S.
NIT	901.613.589-5
Objeto Social Principal	Prestación de servicios de salud en rehabilitación auditiva, evaluación y adaptación de ayudas auditivas para personas con alteraciones de la audición, el lenguaje, la voz, el sistema vestibular, la motricidad orofacial y la deglución. Exámenes de audiometría, logoaudiometría e impedanciometría. Compra y venta de accesorios y baterías para audífonos.
Domicilio Principal y Dirección	Ak 45 No. 100 – 34 Piso 1 Local 1, Edificio Multileasing PH, Bogotá D.C., Colombia.
Oficial de Protección / Área Encargada	Administración / Dirección Seccional
Correo Notificación Oficial	admnistracion@otoacustic.com.co
Correo Especializado Habeas Data	protecciondedatos@otoacustic.com.co
Teléfonos de Atención	3152137913 / 3112395729 / 3014451333 / 601 915 83 53

Nota Operativa sobre Canales Digitales en Producción:

Para garantizar el cumplimiento de los términos de respuesta estipulados en la Ley 1581 de 2012 (10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos), la cuenta institucional protecciondedatos@otoacustic.com.co se encuentra totalmente operativa y sincronizada/redireccionada con la bandeja principal de admnistracion@otoacustic.com.co.

3. Marco normativo legal aplicable

El régimen de protección de datos personales de OTOACUSTIC SALUD S.A.S. se fundamenta en la normatividad colombiana vigente:

Constitución Política de Colombia (Arts. 15 y 20): Garantía fundamental del derecho al Habeas Data, la intimidad personal y familiar, y el buen nombre.
Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Reglamenta autorizaciones, avisos de privacidad, políticas de tratamiento y deberes del responsable.
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: Regula el régimen general de protección de datos personales (Sector Comercio, Industria y Turismo).
Resolución 839 de 2017 (Ministerio de Salud y Protección Social): Regula el manejo, custodia, tiempo de conservación (15 años) y reserva legal de la Historia Clínica en Colombia.
Guías y Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Instrucciones sobre la implementación del principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability), Videovigilancia y Tratamiento de Datos Sensibles.

4. Definiciones legales básicas

Almacenar: Acción de reunir, registrar y conservar datos personales en medios físicos o digitales, garantizando su integridad y disponibilidad.
Autorización para el tratamiento de datos: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de tratamiento, sus finalidades y derechos.
Canales de atención: Medios a través del cual el titular puede ejercer sus derechos.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Privado: Información de naturaleza íntima o reservada que solo interesa al Titular (ej. teléfono, correo personal, dirección).
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. En OTOACUSTIC SALUD S.A.S., comprende de manera especial los datos relativos a la salud física, historias clínicas, antecedentes médicos, resultados de exámenes audiológicos y evaluaciones de voz/lenguaje.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento (ej. el proveedor del software contable).
Historia Clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva legal, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente y las atenciones de rehabilitación e intervenciones impartidas.
Área encargada de protección de datos: Persona o área designada para velar por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y atención de solicitudes de Habeas Data.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (en este caso, OTOACUSTIC SALUD S.A.S.).
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (pacientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores, visitantes).
Transferencia: Ocurre cuando el responsable o Encargado envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios rectores del tratamiento de datos

OTOACUSTIC SALUD S.A.S. aplicará los principios rectores del artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 en toda gestión de datos:

PRINCIPIO	DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN INSTITUCIONAL
Legalidad	El tratamiento es una actividad reglada sujeta a la Ley 1581 de 2012, Decretos reglamentarios y demás normas aplicables.
Finalidad	Obedece a propósitos legítimos, específicos e informados previamente al Titular.
Libertad	El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo a la constitución y la ley, la cual es informada al titular.
Veracidad / Calidad	La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia	Garantía del derecho del Titular a consultar y obtener información sobre la existencia de sus datos en cualquier momento.
Acceso / Circulación Restringida	El tratamiento se limita a personas autorizadas. Los datos sensibles o clínicos no estarán disponibles en medios masivos.
Seguridad	Manejo con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
Confidencialidad	Obligación de reserva profesional y legal para todo el personal, aun finalizada la relación laboral o contractual.

6. Categorías de datos personales objeto de tratamiento

OTOACUSTIC SALUD S.A.S. aplica el principio de minimización de datos, recolectando únicamente la información adecuada, pertinente y estrictamente necesaria para la atención audiológica y la gestión administrativa:
Datos de Identificación: Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo y firma.
Datos de contacto: Dirección de residencia, ciudad, teléfono fijo, celular y correo electrónico.
Datos Administrativos y Financieros: EPS o aseguradora responsable del pago, información de facturación, datos tributarios, información contractual y datos bancarios para pagos/devoluciones.
Datos Laborales: Formación académica, experiencia laboral, cargo, afiliaciones a seguridad social y expedientes de personal.
Datos Sensibles (Salud): Historia clínica, diagnósticos, audiometrías, logoaudiometrías, impedanciometrías, evaluaciones vestibulares, datos de discapacidad auditiva y adaptación/seguimiento de audífonos.
Imágenes: Fotografías o imágenes obtenidas a través de sistemas de videovigilancia (CCTV) con fines de seguridad institucional.

7. Autorización del titular

7.1 Otorgamiento y Mecanismos

El tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida mediante:

Formatos físicos: Documentos impresos de consentimiento, disponibles en recepción y consultorios.
- Medios digitales: Formularios integrados en nuestra página web o en el software institucional.
- Comunicaciones electrónicas y verbales: Mensajes de datos, aprobación oral, correos electrónicos corporativos o aceptación mediante nuestro canal oficial de WhatsApp.
- Conductas inequívocas: Acciones directas del Titular que permitan concluir, de forma razonable y verificable, que ha otorgado su autorización.

7.2 Casos en que NO es Necesaria la Autorización

Conforme al Art. 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente justificados.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.

8. Finalidades del tratamiento de datos personales

Los datos personales que OTOACUSTIC SALUD S.A.S., recolecta serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades legítimas, explícitas y lícitas:

A. pacientes y usuarios:

Identificación y validación de los derechos del paciente.
Agendamiento, confirmación, modificación y cancelación de citas médicas.
Apertura de la historia clínica audiológica y remisión a especialistas.
Seguimiento y control de los resultados de tratamientos, adaptación de audífonos o servicios ofrecidos.
Envío de información a través de e-mail, SMS, WhatsApp o cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos del paciente, cambios, ajustes a las condiciones de servicio o productos ofrecidos.
Facturación y cobro de las sumas correspondientes por los servicios prestados a EPS, entidades y particulares.
Procesamiento de transacciones financieras y validación de las mismas para mitigar el riesgo de fraude por suplantación de identidad.
Envío de información sobre campañas de salud auditiva, eventuales cambios o ajustes a las condiciones de los servicios y productos (previa autorización expresa).
Evaluación de la calidad del servicio (encuestas de satisfacción).
Caracterización y seguimiento a la población para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
Dar respuesta a requerimientos de entidades de control y entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
Consultar y actualizar la información y los datos personales con el fin de mantener su veracidad.

B. Acompañantes o representantes legales (Para NNA o Adultos Mayores):

Mantener comunicación permanente para la identificación y validación de los derechos del paciente a quien
acompaña.
Agendamiento, confirmación, modificación y cancelación de citas médicas.
Envío de notificaciones a través de e-mail, SMS o WhatsApp sobre el estado, deberes y derechos del paciente.
Gestión administrativa, facturación y cobro de los servicios prestados.
Evaluación de la calidad del servicio y envío de actualizaciones de los servicios ofrecidos por OTOACUSTIC.

C. Talento humano (Empleados, Contratistas y Terceros Vinculados):

Gestión de procedimientos de selección, evaluación de aspirantes, verificación de referencias personales/laborales y comprobación de antecedentes disciplinarios, judiciales o consultas en listas restrictivas de riesgos (prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo – LA/FT).
Soporte y ejecución del contrato (laboral, civil o comercial), incluyendo pago de nómina u honorarios, afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.
Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), capacitaciones y control de asistencia.
Permitir el acceso a la información a auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa.
Contratar con terceros (Encargados) el almacenamiento y procesamiento de la información para la correcta ejecución de los procesos de Talento Humano bajo estrictos estándares de confidencialidad.

D. Proveedores:

Cumplimiento de las obligaciones derivadas de la compra de bienes (ej. audífonos, baterías, insumos clínicos) o contratación de servicios.
Llevar a cabo evaluaciones de calidad, niveles de servicio y selección de proveedores potenciales.
Proceso de control, registro contable y cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades regulatorias.
Verificación en listas de riesgos o listas restrictivas, antecedentes disciplinarios, fiscales, penales y análisis
financiero.

E. Visitantes:

Control de acceso a las instalaciones físicas de la institución.
Sistemas de videovigilancia (CCTV) para garantizar la seguridad de los pacientes, el personal y los bienes de OTOACUSTIC SALUD S.A.S.